Поиск в базе данных

Результаты практической работы "База данных "Студенты":

Фамилия, имя	Оценка
Василенко, Проскурня	11
Голик	9
Ковалёв	9
Дяченко, Гряненко	7
Копацкая, Панько	10
Нестеренко, Проць	7
Охримец	6
Стёжка, Решетник	9
Газампаров	10
Дмитренко	6
Комендант	10
Плохих, Бутрик	9
Попруга, Бойко	5
Хижняк	10
Чубенко, Реут	7

Сортировка данных в таблице

Операция сортировки данных используется всегда для удобства нахождения нужной информации. Когда на экране (или на бумаге) отображается таблица, гораздо легче найти нужную строку, если эти строки упорядочены. Вы привыкли к тому, что табличные данные упорядочены по алфавиту, по дате, по увеличению или уменьшению значений в столбцах, содержащих числа. Но в разных ситуациях мы хотели бы сортировать строки по разным признакам (столбцам таблицы). В идеале это должно выполняться легким движением руки. Именно так и позволяет делать Access. 

По умолчанию, когда таблица открывается в режиме Таблицы, она упорядочивается по значению ключевого поля. Если ключевое поле для таблицы не определено, записи выводятся в порядке их ввода в таблицу. Если нужно отсортировать записи по значению другого поля, достаточно установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending).

Кнопки сортировки на панели инструментов

Другой способ выполнения этой операции: щелкнуть правой кнопкой мыши по любой строке нужного столбца и выбрать из контекстного меню соответствующую команду.

Чтобы правильно применять сортировку, нужно знать несколько простых правил:

• При сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля (с пустыми значениями), указываются в списке первыми.
• Числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то сначала нужно вставить незначащие нули.
• При сохранении таблицы сохраняется и порядок ее сортировки.

Иногда нужно выполнить сортировку по значению нескольких полей. Для этого переместите сначала сортируемые столбцы таким образом, чтобы они оказались, во-первых, рядом, а во-вторых, с учетом приоритетов, — приоритеты устанавливаются слева направо, т. к. первыми будут сортироваться значения в крайнем левом столбце. После этого нужно выделить все столбцы и нажать, соответственно, кнопку Сортировка по возрастанию (Sort Ascending) или Сортировка по убыванию (Sort Descending) на панели инструментов.

Поиск и замена данных

В режиме Таблицы предусмотрены возможности поиска данных по образцу либо в конкретном поле, либо во всей таблице.

Чтобы найти необходимые данные, нужно:

1. Открыть таблицу в режиме Таблицы.
2. Если известно, в каком столбце нужно вести поиск, выделить этот столбец (достаточно поместить курсор в любое поле этого столбца).
3. Нажать кнопку Найти (Find) на панели инструментов Режим таблицы (Table Datasheet) и открыть вкладку Поиск (Find) или выполнить команду меню Правка, Найти (Edit, Find)
4. Появится диалоговое окно Поиск и замена (Find and Replace) 
5. Ввести значение, которое требуется найти, в поле Образец (Find What). Если точное значение неизвестно, можно использовать подстановочные знаки.

Кнопка Поиск на панели инструментов

Остальные параметры в окне можно изменить или оставить так, как они установлены по умолчанию:

• значение в поле со списком Поиск в (Look In), определяющее место поиска, по умолчанию содержит название выбранного столбца;
• значение в поле со списком Совпадение (Match) определяет один из трех вариантов совпадения образца со значением поля — С любой частью поля (Any Part of Field), Поля целиком (Whole Field), С начала поля (Start of Field);
• поле со списком Просмотр (Search), в котором можно задать направление поиска: Все (Аll),Вверх (Up), Вниз (Down);
• флажок С учетом регистра (Match Case) позволяет при поиске учитывать начертание букв — прописные или строчные;
• флажок С учетом формата полей (Search Fields As Formatted) позволяет выполнять поиск данных в указанном формате отображения.

Окно команды Поиск

Чтобы найти первое вхождение указанного образца, нажмите кнопку Найти следующий (Find Next).

Для поиска следующих вхождений этого значения нажимайте кнопку Найти далее (Find Next) до тех пор, пока не будет найдено нужное вхождение.

Для доступа к окну Поиск и замена (Find and Replace) можно использовать также команду менюПравка, Найти (Edit, Find).

Фильтрация данных

Фильтрация — удобный способ отображения нужных данных. Фильтры позволяют просмотреть только отдельные записи в форме, отчете, запросе или таблице либо напечатать некоторые записи из отчета, таблицы или запроса. С помощью фильтра можно ограничить объем отображаемых данных, не изменяя макет базовых объектов.

Так как после применения фильтра представление содержит только записи с выбранными значениями, остальные записи скрываются до очистки фильтра.

Существует несколько типов фильтров, и некоторые из них очень легко применять и удалять. Обычные фильтры встроены в каждое представление Access 2010. Доступность команд фильтра зависит от типа и значений поля.

Например, чтобы просмотреть записи людей, чьи дни рождения приходятся на определенный месяц, щелкните столбец ДатаРождения, на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр выберите пунктФильтры по дате и укажите нужный диапазон дат.

Список доступных фильтров зависит от типа данных и значений выбранного поля.

Фильтры для поля типа Дата

Щелкните правой кнопкой мыши поле, которое требуется отфильтровать. Чтобы отфильтровать представление по нескольким столбцам или элементам управления, необходимо либо выбрать и отфильтровать каждый из них по отдельности, либо воспользоваться расширенным фильтром.

Чтобы просмотреть все строки таблицы, содержащие значение, которое совпадает со значением в строке, можно быстро отфильтровать таблицу, выделив нужное значение и выбрав команду Выделение. В раскрывающемся списке будут показаны доступные параметры фильтрации, которые зависят от типа данных выделенного значения. Кроме того, для применения фильтра по выделенному можно щелкнуть нужную ячейку правой кнопкой мыши.

Использование фильтра по выделенному

Например, если в данный момент в поле "ДатаРождения" выделено значение 21.02.1967, на вкладке Главнаяв группе Сортировка и фильтр выберите пункт Выделение, чтобы отобразить команды фильтра по выделенному, а затем выберите нужный параметр.

Результаты практической работы "Поиск в базе данных Атлас":

Фамилия, имя	Оценка
Илья Данил	9
Дьяченко, Гряненко	10
Шнайдерман Охримец	11
Василенко Проскурня	10
Нестеренко и Проць	9
Стёжка и Решетник	9
Потапкова Влада	9
Копацкая, Панько	10
Лан Дмитренко	9
Комендант Фролов	10
Багдрей Хижщук	9
Попруга Вера Бойко Элина	9
Чубенко и Реут	8
Белоцерковец Ярослав	11

Форма для базы данных "Атлас":

Создание таблиц, ключевых полей и связей в СУБД ACCESS

Скачайте и откройте заготовку базы данных "Поликлиника"


Результаты практической работы "Атрибуты сущностей":

Фамилия, имя	Оценка
Бєлоцерковець Ярослав	2
Бойко Еліна	6
Бутрик Світлана	3
Василенко Єлизавета	10
Газампаров Алішер	6
Голік Ілля	9
Гряненко Єлизавета	4
Дмитренко Варвара	3
Дьяченко Ксенія	3
Іщук Богдан	10
Ковальов Данііл	10
Колемаскіна Анна	7
Комендант Андрій	9
Копацька Світлана	9
Лан Анастасія	3
Лісна Євгенія	8
Нестеренко Марія	???
Панько Анастасія	10
Попруга Віра	8
Проскурня Анастасія	7
Проць Інна	???
Реут Максим	4
Решетник Євгенія	3
Стьожка Діана	4
Фролов Ілля	6
Хижняк Андрій	3
Чубенко Яна	7
Шнайдерман Софія	8

Задание для тех, кто хочет повысить свою оценку:

Результаты работы с тестом:

Фамилия, имя	Оценка
Голик Илья	8
Лесная Евгения	5
Бєлоцерковець Ярослав	11
Стёжка Диана	10
Решетник Евгения	9
Марія Нестеренко	5
Гряненко Єлизавета	8
Чубенко Яна	9

Подробнее вы можете познакомиться с этапами создания базы данных в Access с помощью авторского курса Владимира Ткаченко (разделы 2.4.2. Создание базы данных (структуры таблиц) в Access 2007 и 2.4.3. Установка связей между таблицами БД).

MS Access работает со следующими объектами:

- таблицами

- формами

- запросами

- отчетами

Кроме того, квалифицированные пользователи могут работать еще с двумя объектами: макросами и модулями.

Таблица является базовым объектом MS Access. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.

Таблица – это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу. 

Форма не является самостоятельным объектом MS Access, она просто помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе.

Запрос – объект БД, позволяющий получить нужные данные из одной или нескольких таблиц.

Отчет – объект БД предназначенный для печати данных.

Макрос – набор специальных макрокоманд (открыть форму, напечатать отчет).

Модуль – это программа, написанная на специальном языке.

Каждый объект MS Access имеет имя. Длина имени не более 64 символов, включая русские буквы и пробел (исключение – точка и некоторые специальные символы).

Как создать новую базу данных в Access?

Дайте команду Файл--Создать --Новая база данных -- Создать

На  основе шаблона пустой базы данных будет сформирована 

новая база с одной пустой таблицей.

Как создать таблицу в Access? 

• В режиме Таблица (сразу открывается при создании базы данных)
• В режиме Конструктора.

Переключение режимов работы с таблицей

Отличие состоит в том, что в режиме Конструктор можно моделировать таблицу, настраивая свойства полей, а в режиме Таблица путем ввода данных в поля приложение автоматически задает свойства. Режимы переключаются на соответствующей кнопке на панели инструментов.

Создать новую таблицу можно командой Создание - Конструктор таблиц

Каждое поле имеет свой тип данных:

•  текстовый - символы
• поле МЕМО - хранение большого количества текста
• числовой - числа
• дата/время – разные форматы даты или времени
• денежный – денежные единицы
• счетчик – автоматическая нумерация
• логический – “да” или “нет”
• поле объекта OLE - можно хранить данные
• гиперссылка - ссылки
• вложение – для добавления одного или нескольких файлов
• мастер подстановок - это поле в таблице, значение которого загружается из другой таблицы или из списка значений

Создание таблицы в режиме конструктора

Для каждого типа данных рассматривается свой набор свойств. При построении таблицы в конструкторе свойства отображаются в нижней части окна.

Подробнее смотрите в учебном видео:

Как сделать поле ключевым?

Ключевые поля обычно имеют тип Счетчик (Автонумерация) или Число.  Чтобы сделать поле ключевым, нужно поместить курсор на строке поля и нажать кнопку Ключевое поле на панели Конструктор:

Определение ключевого поля в Конструкторе таблиц

Если требуется сделать ключевыми не одно, а несколько полей, то перед тем, как нажать кнопку Ключевое поле, нужно выделить нужные строки протягиванием мыши по заголовкам строк:

Выделение группы ключевых полей

Подробнее смотрите в учебном видео:

Как создать связи между таблицами?

База данных содержит одну и более таблиц. Таблицы связаны между собой в единое целое посредством Схемы данных. Схема данных – это  самостоятельный документ в файле базы данных, имеющий собственное окно. В этом окне можно создать, просмотреть, изменить и разорвать связи между таблицами, которые помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты. Окно документа Схема данных открывается с помощью команды Работа с базами данных--Схема данных.

Работа в конструкторе Схемы данных

Чтобы создать связь, нужно выделить в одной таблице нужное поле мышкой и перетащить на нужное поле в другой таблице.

Чтобы отменить неправильно созданную связь, нужно вызвать контекстное меню связи и выбрать команду Удалить:

Подробнее смотрите в учебном видео:

Как создать форму?

Формы  -  одно из основных средств, для работы с базами данных в Access – используются для ввода новых записей (строк таблиц), просмотра и редактирования уже имеющихся данных, задания параметров запросов и вывода ответов на них и др. Формы представляют собой прямоугольные окна с размещенными в них элементами управления. Существует возможность создания форм динамически при исполнении программы, однако естественным режимом их создания является режим визуального конструирования (Создание – Другие формы – Мастер форм).

Выбор режима Мастер форм

В режиме Мастера форм нужно выбрать те поля из таблиц или запросов, которые будут отображаться на форме, указать способ группировки данных и вид отображения данных в окне формы и дать форме имя. Подробнее смотрите в учебном видео: